Licencia Talsvar-Assist

Snabbfakta

Licencia Talsvar

  • Automatisk telefonist
  • Genomval
  • Dygnet runt tjänst
  • Automatiskt öppet-stängt
  • Förprogrammerade Helgdagar
  • Webbgränssnitt
  • Statistik på samtalsbelastning
  • Kundanpassade applikationer

Assist - ett "köslippningssystem"

Varför Licencia Assist ?

  • Ökar servicegraden
  • Ökar tillgängligheten
  • Avlastar vid hög belastning
  • Inga missade samtal / kunder
  • Minskar stressen
  • Statistik för uppföljning 

Licencia Assist

  • Schemalagd CallBack i kö
  • Styrning av antalet samtal
  • 2 veckors schema
  • Personnummer identifiering
  • A-nummer identifiering
  • Meddelandefunktion (VoiceMail)
  • Dygnet runt tjänst
  • Webbgränssnitt
  • Statistik / Historik
  • Kundanpassade applikationer

 

 

Effektiv kundservice och tillgänglighet 24 timmar om dygnet.

Våra egenutvecklade talsvarsapplikationer är fullt integrerade med Ericsson-LG växlarna, såklart.
Produkterna är framtagna för att passa den nordiska marknadens specifika krav på telefoni.

Licencia Talsvar

besvarar inkommande samtal automatiskt , sk. IVR-funktion.
Talsvaret förprogrammeras med ett rullande veckoschema för varje avdelning eller telefonnummer till företaget. Veckoschemat blir en automatisk telefonist som besvarar inkommande samtal med olika meddelanden beroende på om det är öppet eller stängt. Talsvaret ger även den inringande möjlighet att själv koppla sig till en avdelning , sk. genomval.

Vill du prata med en säljare tryck 1
- Service support tryck 2 , o.s.v.

Om den inringande inte anger något val kopplas samtalet automatiskt till önskat svarsställe.

All programmering av öppet- och stängttider , genomval , röstmeddelanden m.m. sker enkelt via ett webbgränssnitt. Antalet olika avdelningar är nästan obegränsat , likaså antalet röstmeddelanden som kan spelas in och lagras i Talsvaret.

Vid jul , midsommar , konferenser m.m. skapar du ett sk. Helgmeddelande. Helgmeddelandet har prioritet över det rullande veckoschemat och gäller under den tidsperiod som angetts med ett startdatum och klockslag samt slutdatum och klockslag.

Mao kan Helgmeddelanden skapas i god tid innan det skall gälla. När slutdatum och klockslag har passerat återgår Talsvaret automatiskt till det rullande veckoschemat.

 

Talsvaret har också en statistikmodul som standard.
Där kan inkommande samtalsbelastning avläsas. Statistiken visar inkommande samtal per timme under en valfri tidsperiod. Tidsperioden anges med valfritt startdatum och slutdatum.

Statistiken är mycket bra att ha som underlag när beslut om hur många personer som skall svara i telefonen , samt under vilka tidsperioder. 


Licencia Talsvar kan även kundanpassas med en specifik Talsvarsapplikation.
Licencia har över 20 års erfarenhet av att utveckla kundanpassade Talsvarsapplikationer och god erfarenhet av att integrera till olika system och miljöer. Har du någon fundering eller fråga gällande en specifik Talsvarsapplikation , kan vi kostnadsfritt föreslå en systemlösning samt en prisbild på vad det skulle tänkas kosta. Kontakta då någon av våra säljare till vänster på hemsidan.

Licencia Assist 

är ett system som riktar sig i första hand mot verksamheter som Vårdcentraler, Djursjukhus, Tandläkarmottagingar m.m.

Licencia Assist har möjlighet att med ett två veckorsschema , schemalägga antalet samtal som skall ringas upp. Systemet förprogrammeras med ett uppringningsschema som anger hur många samtal som kan ringas upp mellan klockan och klockan. Det ger verksamheten möjlighet att styra samtalsbelastningen under dagen , dvs. minska stressen , samt kunna prioritera akuta och viktiga samtal först. Statistiken ger ett bra underlag för tillgängligheten samt hur bemanningen skall schemaläggas.

Användargränssnittet är webbaserat. 

Med hjälp av de tre blocken kan du på ett enkelt sätt överblicka antalet inkommande samtal/meddelanden och snabbt öka eller minska kapaciteten där det behövs. Byta kö eller överblicka om fler agenter behöver logga in.

Ringlistan visar alla samtal i en kö som skall ringas upp. Alla agenter ser samma kö och plockar önskat meddelande som skall betjänas. För att avgöra vilket meddelande som skall plockas i kön finns följande information i ringlistan:

  • Ägare - visar om någon agent jobbar med aktuellt meddelande. Andra agenter kan inte plocka meddelandet så länge någon står som ägare.
  • Telefonnummer - telefonnummer inringande vill bli uppringd på. Vid inspelat meddelande visas det numret inringande ringt ifrån om det visas dvs.
  • Ärende - anger vad inringande har för ärende.
  • Status - Grå = Nytt inkommet meddelande , Blå = Återkoppla , Gul = upptaget.
  • Inkommandetid - Datum och klockslag meddelandet mottogs. Vid prioriterade meddelande blir klockslaget 00:00 och meddelandet läggs överst på ringlistan. Har utlovad uppringningstid passerats visas klockslaget med röd text.
  • Uppringningstid - Utlovad uppringningstid för inringande.
  • Ringförsök - visar antalet ggr. som uppringning har skett.
  • Röstfil - finns en högtalarikon visar det att det finns ett inspelat meddelande från inringande.

Genom att visa vad samtalet gäller kan rätt person ringa upp meddelandet , t.ex en sjuksköterska ringer rådgivning.

Ärendet avgör också i vilken prioritet som meddelanden skall hanteras. Det kan t.ex vara bra att ta en avbokning först och "frilägga" en besökstid , därefter ringer man ett tidbokningssamtal och bokar in personen på den "frilaggda" tiden. Verksamheten kan då bli mer effektiv och mer tillgänglig. 

 

Mina uppgifter visar vilken agent som du är inloggad som samt vilken anknytning som du vill använda när du ringer upp ett samtal. Längst ned visas vilka köer du har behörighet till , dvs. vilka typer av samtal du har tillgång till. Köerna visar snabb information om antalet inloggade agenter , antalet samtal i kö samt antalet samtal som kan bokas i kön under dagen. Är kön fylld visas det med en röd text.

Överblicken ger möjlighet att snabbt kunna hoppa in och hjälpa till om någon kö skulle bli för stor eller fylld.

 

 

Schema köer ger en grafisk överblick på hur systemet är konfigurerat. Varje kö visar vilka ärenden som tillhör respektive kö. Ärendet har möjlighet till tidstyrning med ett rullande veckoschema. T.ex , vill man inte att ärendet "Receptförnyelse" skall kunna bokas för uppringning på förmiddagen , då andra ärenden prioriteras , anges en specifik tid för bokning av av ärendet anges i ett rullande veckoschema , t.ex på eftermiddagen då belastningen är mindre.

Köernas uppringningstider anges i ett två veckorsschema , udda och jämn vecka. Varje dag kan ha ett valfritt antal tidsperioder. Varje tidsperiod programmeras med antalet möjliga samtal som kan bokas samt tidsperioden mellan varje uppringningstid.

 

 

 

Hela det rullande två veckorsschemat kan grafiskt överblickas med ikonen graf efter könamnet.

Allt för att underlätta så ingen förprogrammering av veckoschemat har blivit felaktigt. Grafen innehåller följande information:

  • Veckodagen
  • Ärenden tillhörande veckodagen
  • Mörkblå block - tidsperiod start och stopp samt total antal möjliga samtal
  • Grönt block - ärendets start och stopptid

Dagens bokningsbara tider innehåller följande information:

  • Start och stopptid för perioden
  • Tillgängliga klockslag , kan vara flera på samma klockslag
  • Grå - tiden har passerats enligt klockan i systemet
  • Grön - tiden tillgänglig för bokning
  • Röd - tiden är reserverad , telefonnumret anges i fältet

  

Statistiken i systemet anger hur många samtal som behandlats per period samt hur många som ej fått möjlighet till att boka en uppringningstid , sk. fylltmedddelande.

Med dessa två parametrar räknas tillgängligheten ut och anges sedan i procent.

Statistiken kan också skickas via email och även importeras i Excel med en sk. skv-fil.

 

 

 

 

Assist Web är en applikation där bokning kan ske på verksamhetens hemsida eller på mobiltelefonen.

Kunden anger då typ av ärende, telefonnummer samt personnummer och väljer sedan vilken tillgänglig tid de önskar bli uppringda på. Kunden kan också lämna ett kort textmeddelande till den uppringande.

Funktionen ger en bra service till de som har svårt att bli uppringda första lediga tid.